Jak przechowywać dokumenty medyczne?
Przechowywanie dokumentów medycznych to jeden z podstawowych obowiązków kierowników szpitali i przychodni oraz prowadzących prywatne gabinety. Nie ma tutaj znaczenia, czy pacjent odbył jednorazową wizytę, czy też leczył się w ośrodku kilka lat. W procesie archiwizacji należy zadbać przede wszystkim o bezpieczeństwo, umieszczając papiery w zamykanych na klucz szafach. Dla większej ochrony należy trzymać je w pomieszczeniach, do których dostęp jest ograniczony. Z drugiej strony, jeśli okaże się to konieczne, osoba sprawująca nadzór nad dokumentacją musi mieć możliwość udostępnienia jej upoważnionemu w jak najkrótszym czasie.
Archiwizacja dokumentów medycznych co do zasady trwa 20 lat. Niektóre z nich, takie jak zdjęcia rentgenowskie czy skierowania lekarskie, można zniszczyć przed tym terminem. Niemniej jednak minimalny okres archiwizacji wynosi 2 lata i dotyczy niezrealizowanych skierowań lekarskich. Długi czas przechowywania to kolejne wyzwanie, z jakim muszą zmierzyć się kierownicy jednostek ochrony zdrowia. Biorąc pod uwagę liczbę pacjentów, którzy korzystają ze świadczeń, ilość dokumentów wymagających archiwizacji jest imponująca. Więcej o tym, jak powinien wyglądać ten proces, dowiesz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/.
Na czym polega bezpieczne niszczenie dokumentów medycznych?
Niszczenie dokumentów medycznych może nastąpić wyłącznie po upływie okresu archiwizacji. Co ważne, z utylizacją nie należy zwlekać, ponieważ jest to sprzeczne z RODO. Rozporządzenie nakazuje jak najszybsze usunięcie danych, których nie trzeba przechowywać. A na czym dokładnie polega ta procedura? Cenne porady uzyskasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/. Jeśli chodzi o dokumentację papierową, to należy umieścić ją w niszczarce o odpowiednich parametrach. Musi być to urządzenie dostosowane do niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe.
Warto też pamiętać o obowiązku zabezpieczenia kartotek na czas transportu do miejsca, w którym zostaną zniszczone. Wyciągnięcie ich z archiwum nie zwalnia z odpowiedzialności za przetwarzanie danych. Możemy o tym mówić dopiero po zniszczeniu, którego podejmują się specjaliści z Rhenus Office Systems Poland (https://www.rhenus-office.pl/). Sprawdź ofertę i przekonaj się, że niszczenie dokumentacji medycznej nie musi być trudne!
Zaufanie pacjentów i bezpieczeństwo danych
Pacjenci powierzają klinikom i gabinetom nie tylko swoje zdrowie, ale również bardzo intymne informacje. Świadomość, że ich dane są odpowiednio chronione i traktowane z należytą powagą, buduje zaufanie i lojalność wobec placówki. Przeciwnie – przypadki nieodpowiedzialnego przechowywania dokumentacji lub jej niewłaściwej utylizacji mogą skutkować poważnym kryzysem wizerunkowym, który negatywnie odbije się na reputacji oraz działalności firmy. Niezwykle ważne jest też odpowiednie zabezpieczenie wszystkich form informacji. Wymagana jest szczególna uwaga w zakresie ochrony systemów informatycznych przed nieautoryzowanym dostępem, wyciekiem danych czy atakami hakerskimi. Jednocześnie również fizyczne dokumenty – wydruki, zdjęcia RTG, zgody i formularze – muszą być przechowywane i niszczone w sposób kontrolowany, uniemożliwiający ich odtworzenie przez osoby trzecie.
